Listeyle ayrıntıları görün
İşleri arayın, filtreleyin ve sıralayın. Görmek istediğiniz sütunları seçin. Bu düzeni kayıtlı görünüm olarak saklayın veya listenizi CSV dosyası olarak indirin.
MEADIFY İŞ YÖNETİMİ
Ekibinizin işlerini ve projelerini birlikte yönetin
Kimin hangi işi yaptığını, işin ne zaman biteceğini ve hangi aşamada olduğunu görün. Günlük görevleri ve ortak projeleri tek yerden takip edin.
İşi tanımlayın
Yapılacak işi, sorumlusunu ve beklenen sonucu belirleyin.
Birlikte ilerleyin
Ekibinizle aynı iş kaydı üzerinden bilgi paylaşın ve ilerleyişi takip edin.
Sonuçları değerlendirin
Tamamlanan işleri, gecikmeleri ve kaydedilen çalışma sürelerini inceleyin.
İŞ DAĞILIMI
Kimin ne yapacağı belli olsun
Henüz kimseye atanmamış işleri, geciken görevleri ve kontrol bekleyen sonuçları görün. Ekibinizin gün içinde hangi işlerle ilgileneceğini belirleyin.
Kendi işlerinizi takip edin
İşlerim ekranında size atanan işleri ve hedef bitiş tarihlerini görün. Öncelik ve etiketlerle işlerinizi düzenleyin.
Ekibinize iş dağıtın
İş havuzunda görme yetkiniz olan işleri inceleyin. Bir veya birden fazla işi çalışanlara atayın. Gerektiğinde bir açıklama ekleyerek başka birine devredin.
İşi yapanı ve takip edeni belirleyin
İşi yapacak kişi ile takibini üstlenen kişiyi ayrı ayrı belirleyin. Çalışanlar, ekip üyeliklerine ve yetkilerine uygun işleri üstlenebilir.
TAKİP VE PLANLAMA
İşlerinizi liste, pano veya takvimde takip edin
Ayrıntıları görmek için listeyi, işlerin hangi aşamada olduğunu izlemek için panoyu, bitiş tarihlerini görmek için takvimi kullanın.
Panoyla aşamaları izleyin
Kanban panosu, işleri durumlarına göre sütunlarda gösterir. Bir işi başka bir aşamaya geçirirken gerekli bilgi ve kontrol adımlarının tamamlanması gerekir.
Takvimle tarihleri görün
Hedef bitiş tarihi olan işleri aylık takvimde izleyin. Aynı güne biriken işleri fark edin ve planınızı buna göre gözden geçirin.
PROJE YÖNETİMİ
Büyük işleri adım adım yönetin
Yeni bir mağaza hazırlığı veya ürün grubu çalışması için yapılacak işleri tek bir projede toplayın. Projenin yöneticisini, ekip üyelerini ve tarihlerini belirleyin.
Alt işler
Bir işin farklı kişilerce yapılacak veya ayrı takip edilecek bölümleri için alt işler oluşturun. Her birinin sorumlusunu, bitiş tarihini ve durumunu ayrı izleyin.
Kontrol listeleri
Küçük adımları kontrol listesinde işaretleyerek takip edin. Zorunlu maddeler tamamlanmadan işin bitirilmesini önleyin.
Birbirine bağlı işler
Bir işe devam etmek için başka bir işin bitmesi gerekiyorsa aralarında bağlantı kurun. Birbiriyle ilgili veya aynı işi tekrar eden kayıtları da işaretleyin.
ÖRNEK: YENİ ÜRÜN GRUBU HAZIRLIĞI
Hazırlıktan son kontrole kadar her adımı takip edin
Planlayın
Ürün bilgilerini hazırlamak, görselleri kontrol etmek ve son incelemeyi yapmak için işler oluşturun.
Paylaştırın
Her işin sorumlusunu, bitiş tarihini ve hangi sırayla yapılacağını belirleyin.
Takip edin
İlerleyen işleri ve beklemeye neden olan sorunları görün.
İnceleyin
Kontrol gerektiren işlerin sonuçlarını yetkili kişiye gönderin.
Sonuçlandırın
Açık işleri tamamlayın ve projenin sonuçlarını değerlendirin.
Ürünleri web sitenizde veya pazaryerlerinde yayımlama işlemini Meadify’ın ilgili ürün ve entegrasyon ekranlarından yaparsınız.
Projeyi kapatma ve yeniden açma
Açık işleri sonuçlandırdıktan sonra projeyi kapatın. Çalışmaya devam etmeniz gerekirse yeniden açın. Tamamlanan ve iptal edilen işler ayrı tutulur. Zorunlu bir alt işi iptal etmek, o işi tamamlamak yerine geçmez.
ÇALIŞMA KURALLARI
Başlama ve tamamlama koşullarını belirleyin
Her işin ihtiyacı farklıdır. İş türüne göre hangi bilgilerin gerekli olduğunu, nelerin kontrol edileceğini ve sonucun onay gerektirip gerektirmediğini belirleyin.
Gerekli bilgileri tamamlayın
Sorumluyu atayın, gerekli bilgileri ve ilgili kayıtları ekleyin. Başka bir işe bağlıysa o işin sonucunu bekleyin. İlerlemeyen bir işte engelin nedenini kaydedin.
Sonucu kaydedin
Zorunlu alanları ve kontrol listesini tamamlayın. İş türü gerektiriyorsa yapılan işi anlatan kısa bir sonuç özeti ekleyin.
Gerekiyorsa onaya gönderin
İşi yapan kişiden farklı, yetkili bir inceleyici sonucu kontrol eder. Uygunsa onaylar; düzeltme gerekiyorsa açıklama ekleyerek geri gönderir.
İşletmenize uygun iş türleri oluşturun
İş türlerini, özel bilgi alanlarını, seçenekleri, öncelikleri ve etiketleri düzenleyin. Hangi bilgilerin iş oluşturulurken, başlatılırken veya tamamlanırken gerekli olacağını seçin.
Bilgi alanları değişince ne olur?
Hazırladığınız alanları önizleyip yayımlayın. Yeni alan düzeni bundan sonra açılacak işlerde kullanılır. Mevcut işler, açıldıkları sıradaki düzeni korur. Ekipleri ve tanımları da kullanım koşullarına göre düzenleyebilir veya arşivleyebilirsiniz.
Kimin neyi görebileceğini belirleyin
Firma, ekip, proje ve kişi yetkileriyle işlere erişimi düzenleyin. Kısıtlı bir işi görebilecek kişileri ayrıca seçin. Özel alanları görme ve değiştirme izinlerini ayrı ayrı belirleyin.
Erişim ve değişiklik geçmişi
Birine iş atamak, yorumda o kişiden bahsetmek veya bir işi takip etmek tek başına erişim hakkı vermez. Yönetici olmak da tüm kısıtlı işleri görme hakkı sağlamaz. İşte ve yönetim ayarlarında yapılan değişikliklerin geçmişini inceleyebilirsiniz. Sonuçlanan işleri gerektiğinde yeniden açabilir veya arşivleyebilirsiniz.
İLGİLİ KAYITLAR VE EKİP İLETİŞİMİ
İşle ilgili bilgi ve konuşmalar aynı yerde olsun
İşi ilgili ürün, sipariş veya cari hesap kaydına bağlayın. Böylece hangi ürünün kontrol edildiği veya hangi hesabın incelendiği açıkça görülsün.
Açıklamaları, yorumları ve dosya eklerini iş kaydında tutun. Yorumlarda ilgili kişiden bahsedin, işi takip edin ve bildirimleri Meadify Bildirim Kutusu’ndan görün. İşi devralan kişi önceki konuşmaları okuyarak çalışmaya devam edebilir.
İşe bağlayabileceğiniz kayıtlar
Ürün ve sipariş
Ürün bilgileri ve sipariş kayıtları.
Finans ve cari hesaplar
Giderler, gelen ve giden faturalar, firma ve müşteri cari hesapları.
Mağaza
Mağaza bilgileri ve mağazada yapılan işlemler.
Bağlayabileceğiniz kayıtlar, iş türüne ve erişim yetkinize göre değişir. Fatura, ödeme ve stok işlemlerini ilgili Meadify ekranlarından ayrıca yaparsınız.
RAPORLAR
İş yükünü ve sonuçları birlikte değerlendirin
İşleri kişi, ekip veya iş türüne göre inceleyin. Seçtiğiniz dönemin sonuçlarını, aynı uzunluktaki önceki dönemle karşılaştırın. Özetleri, ayrıntıları ve günlük verileri Excel dosyası olarak indirin.
Süreler ve gecikmeler nasıl hesaplanır?
Geçen süre, işin açılmasıyla tamamlanması arasındaki süredir ve beklemeleri de içerebilir. Kaydedilen çalışma süresi ise çalışanların tarih ve dakika bilgisiyle girdiği süredir. Geciken işler güncel hedef bitiş tarihine göre belirlenir. Zamanında tamamlanma, ilk belirlenen hedefe göre değerlendirilir. Bir ölçümün hesaplanamaması, sonucunun sıfır olduğu anlamına gelmez.
- Güncel iş yükü
- Hâlâ açık olan ve hedef tarihi geçen işler.
- Tamamlanan işler
- Seçilen dönemde bitirilen işler ve ortalama tamamlanma süresi.
- Zamanında tamamlama
- İlk belirlenen hedef tarihe göre zamanında bitirilen işler.
- Kaydedilen çalışma süresi
- Çalışanların her iş için kaydettiği çalışma süreleri.
SORULAR VE YANITLAR
İş Yönetimi hakkında sık sorulan sorular
İş Yönetimi’ni hangi işler için kullanabilirim?
Günlük görevleri, ürün ve sipariş takibini, sayım hazırlığını, finans kontrollerini ve projeleri yönetmek için kullanabilirsiniz. Gerekli bilgiler ve çalışma kuralları, işletmenizde tanımlanan iş türüne göre belirlenir.
Meadify kullanıyorsanız İş Yönetimi yardım sayfalarında adım adım kullanım bilgilerine ulaşabilirsiniz. Yardım Merkezi’ne giriş yapmanız gerekebilir.
Proje, alt iş ve kontrol listesi arasındaki fark nedir?
Proje, aynı hedef için yapılacak işleri bir araya getirir. Alt iş, bir işin ayrı sorumlu, tarih veya durum takibi gerektiren bölümüdür. Kontrol listesi ise işin içindeki küçük adımları tamamlandıkça işaretlemenizi sağlar.
İşi ürün, sipariş veya cari hesap kaydına bağlayabilir miyim?
Evet. İşleri ürün, sipariş, gider, gelen ve giden fatura, firma ve müşteri cari hesabı, mağaza ve mağaza işlemi kayıtlarına bağlayabilirsiniz. Seçebileceğiniz kayıtlar, iş türüne ve erişim yetkinize göre değişir.
İş türlerini ve istenen bilgileri değiştirebilir miyim?
Evet. Yetkili kullanıcılar iş türlerini ve özel bilgi alanlarını düzenleyebilir. Hangi bilgilerin hangi aşamada zorunlu olacağını belirleyebilir. Yeni alan düzeni önizlenip yayımlandıktan sonra açılan işlerde kullanılır. Mevcut işler, açıldıkları sıradaki düzeni korur.
İş yükünü, gecikmeleri ve çalışma sürelerini görebilir miyim?
Evet. Güncel iş yükünü ve seçtiğiniz dönemin sonuçlarını kişi, ekip veya iş türüne göre inceleyebilirsiniz. Çalışanların kaydettiği çalışma süresi ile işin açılmasından tamamlanmasına kadar geçen süre raporlarda ayrı gösterilir.
Kendi işlerimi ve ekibimin işlerini nerede görürüm?
Size atanan işleri İşlerim ekranında görürsünüz. İş havuzunda ise görme yetkiniz olan işleri birlikte inceleyebilirsiniz. Arama ve filtrelerle listenizi düzenleyebilir, bu düzeni daha sonra kullanmak için kaydedebilirsiniz.
Bir işin tamamlanmadan önce kontrol edilmesini isteyebilir miyim?
Evet. İş türüne inceleme zorunluluğu ekleyebilirsiniz. Sonucu, işi yapan kişiden farklı ve gerekli yetkilere sahip bir kişi kontrol eder. İş, bu kişinin onayıyla tamamlanır. Düzeltme gerekiyorsa açıklama eklenerek geri gönderilir.
İşi tamamlayınca fatura, ödeme veya stok işlemi de yapılır mı?
Hayır. İş Yönetimi, yapılacak işi ve sonucunu takip eder. Fatura, ödeme ve stok işlemlerini ilgili Meadify ekranlarından ayrıca yapmanız gerekir. İşin tamamlanması bu işlemleri otomatik olarak gerçekleştirmez.
Herkes tüm işleri ve bilgileri görebilir mi?
Hayır. Her kullanıcı, firma, ekip, proje ve kişi yetkilerine göre erişebildiği işleri görür. Kısıtlı bir işi görebilecek kişiler ayrıca belirlenir. Özel bilgi alanlarını kimlerin görebileceği ve değiştirebileceği de ayrı ayrı ayarlanabilir.
BİRLİKTE DEĞERLENDİRELİM
Ekibiniz için uygun çalışma düzenini birlikte belirleyelim
Günlük işlerinizi ve projelerinizi anlatın. Meadify İş Yönetimi’ni işletmenizde nasıl kullanabileceğinizi birlikte değerlendirelim.